Dans la présente offre, le genre masculin est utilisé au sens neutre et désigne les femmes autant que les hommes.
RÉSUMÉ DU POSTE
Le titulaire de ce poste, relevant de la présidente et directrice générale, devra notamment s’acquitter des responsabilités suivantes :
- Soutien administratif en appui à la présidente et directrice générale
- Soutien relatif au développement de fonds, aux communications et aux finances, et à la production de rapports
Le titulaire fournit un soutien administratif à la présidente et directrice générale, ce qui comprend notamment l’organisation de son horaire, la coordination et la préparation des réunions, la rédaction des procès-verbaux et le suivi des réunions, la gestion des dossiers, la gestion et la coordination des projets, la préparation du matériel, l’interaction avec les membres du conseil d’administration et du conseil consultatif et le soutien aux relations et aux communications avec le milieu corporatif.
APTITUDES
- Ce poste requiert un niveau élevé de maturité, de solides compétences organisationnelles et interpersonnelles, d’excellentes aptitudes à la gestion du temps et la capacité de gérer des dossiers sensibles et un fort volume de travail. Le titulaire devra également protéger la confidentialité de certains dossiers qu’il sera appelé à traiter. Ce dernier devra être en mesure de régler des problèmes de façon collaborative en adoptant une attitude positive et devra manifester de solides aptitudes dans en matière de gestion financière.
- Le titulaire doit faire preuve d’autonomie, planifier et prioriser sa charge de travail efficacement; planifier et préparer les réunions; rédiger et tenir à jour des dossiers sur copie papier et support électronique; rédiger la correspondance; offrir d’autres formes de soutien administratif; être disponible pour effectuer des heures supplémentaires, au besoin; être en mesure d’utiliser efficacement les logiciels Word, Excel, PowerPoint, Outlook Scheduling, et connaître les principes de l’administration d’une base de données.
- Le candidat retenu doit faire preuve d’un grand professionnalisme et d’un solide jugement, et il doit être en mesure de gagner et de conserver la confiance des autres.
- Il doit être efficace au sein d’une équipe, en facilitant le travail de ses collègues, et posséder les aptitudes nécessaires pour entreprendre des activités de planification et de suivi de façon efficace et opportune.
- Les candidats possédant une expérience dans le domaine du développement de fonds ou une formation de niveau postsecondaire liée à l’histoire du Canada ou aux communications avec le public sont invités à présenter leur candidature.
- Les candidats doivent avoir la preuve qu’ils sont capables de communiquer efficacement en anglais et en français.
EXIGENCES DU POSTE
- Planifier les réunions et rendez-vous, à l’interne et à l’externe; planifier les déplacements et participer à l’élaboration des ordres du jour et des documents connexes; produire les résumés et suivis des réunions.
- Superviser la mise à jour des dossiers de la directrice générale sur le développement de fonds; veiller à ce que les dossiers soient complets et bien gérés.
- Planifier et superviser les envois et la distribution de la correspondance, au besoin, incluant les invitations aux événements et les annonces; tenir à jour la liste des projets et autres activités éventuelles.
- Contribuer à l’envoi des confirmations de dons et assurer un suivi relativement à la gérance des dons.
- Préparer et distribuer le matériel relatif au développement de fonds, au conseil d’administration et aux projets.
- Offrir son concours pour les visites externes, au besoin, ce qui comprend les confirmations, le stationnement, l’accueil général, la planification des visites et le suivi.
- Offrir son concours pour les réunions du conseil d’administration et du comité, au besoin (confirmation des avis de réunion, ordre du jour, procès-verbaux et suivi).
- Fournir une aide de nature administrative, notamment pour la planification des rendez-vous, la coordination des réunions et la rédaction des procès-verbaux; la coordination des listes; la préparation du matériel; et d’autres fonctions connexes.
- Aider à la planification et à la prestation des événements spéciaux et des initiatives de collecte de fonds; rédiger les rapports et la correspondance; offrir une aide aux bénévoles; répondre aux demandes des donateurs, des donateurs potentiels et d’autres intervenants. Représenter la Société Histoire Canada lors d’événements internes et externes, le cas échéant.
- Aider le directeur des finances en lui offrant un soutien administratif lié à la tenue de livres, au classement, à l’établissement des feuilles de calcul, à la production des rapports et des formulaires requis.
AUTRE
- Respecter les politiques et procédures de la société (incluant les dispositions de la LPRPDE) et de la Association of Fundraising Professionals.
- Offrir un soutien et une aide relativement aux fonctions administratives générales.
EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS
- Capacité de gérer un volume de travail élevé (excellente capacité d’organisation) et des priorités changeantes (capacité de gérer plusieurs tâches) dans un contexte de collaboration fortement axé sur les résultats.
- Solides aptitudes organisationnelles, minutie et sens des responsabilités, et capacité de gérer plusieurs priorités simultanément.
- Connaissance pratique poussée de la suite de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
- Maîtrise de l’anglais et du français, notamment pour rédiger, modifier et relire des documents serait un atout.
- Formation de niveau postsecondaire dans un domaine connexe ou combinaison équivalente d’études et d’expérience (de préférence).
Les candidats intéressés peuvent envoyer leur curriculum vitae, ainsi qu’une lettre de présentation, d’ici au mardi 5 septembre 2017 à :
Société Histoire Canada
Main Floor, Bryce Hall
515, avenue Portage
Winnipeg (Manitoba) R3B 2E9
À l’attention de : Ressources humaines
Courriel : rh@histoirecanada.ca
Télécopieur : 204.988.9309
La Société Histoire Canada respecte les principes de l’équité en matière d’emploi et favorise la diversité en milieu de travail.
Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; cependant, seuls ceux dont la candidature aura été retenue seront convoqués en entrevue.